Pergantian tahun pelajaran adalah momen besar bagi eksistensi SMK dimana adanya siswa baru yang masuk ke SMK dapat dimaknai sebagai besarnya kepercayaan Masyarakat kepada SMK tersebut. Semakin besar jumlah siswa baru yang masuk ke SMK, menandakan bahwa semakin besar masyarakat mempercayai kinerja SMK dalam memberikan layanan yang diinginkan seperti kualitas lulusan SMK dan cepat terserap di Dunia Usaha/Industri. Demikian sebaliknya semakin rendah siswa baru SMK yang masuk ke SMK, hal ini menandakan semakin rendah pula kepercayaan masyarakat terhadap SMK.
Penerimaan siswa baru merupakan salah satu indikator yang paling sederhana untuk dapat melihat kinerja SMK. Disadari atau tidak, Masyarakat selalu memantau kinerja SMK. Mereka melihat pada proses dan hasil akhir. Oleh karena itu bagi SMK, Marilah hal ini dijadikan barometer untuk segera memperbaiki proses-proses layanan di SMK sehingga masyarakat dapat merasakannya.
Salah satu proses layanan yang harus selalu dilakukan setiap waktu diantaranya adalah melakukan update data SMK Tahun Pelajaran Baru 2016/2017. Memasuki Tahun Pelajaran Baru 2016/2017 ini akan ada rombongan belajar baru, wali kelas baru, penugasan PTK yang baru, dan mungkin juga mulai menerapkan Kurikulum baru yaitu Kurikulum 2013. Dengan demikian secara asministratif di Tahun Pelajaran yang baru akan banyak sekali perubahan data yang harus diperbaharui.
Sejalan dengan dimulainya Tahun Pelajaran Baru 2016/2017 ini maka transaksional sekolah terkait program-program di Kemendikbud juga mulai bergulir. Dimana menurut Permendikbud No. 79 Tahun 2015 Tentang Data Pokok Pendidikan, bahwa semua transaksional di Kemendikbud akan menggunakan basis data dari Pendataan Dapodik. Oleh karenanya maka semua proses periodikal dalam rangka pergantian tahun pelajaran baru tersebut juga harus diikuti dengan melakukan proses pemutakhiran data pada sistem pendataan Dapodik.
Kemudian pada tanggal 31 Juli 2016, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Dan Menengah telah merilis Aplikasi Dapodik versi baru yang dinamakan “Aplikasi Dapodik 2016” untuk digunakan melakukan pendataan pada Tahun Pelajaran Baru 2016/2017. Dimana Aplikasi Dapodik 2016 adalah pengembangan dan penggabungan dari Aplikasi Dapodik SD/SMP/SLB dan Aplikasi Dapodik SMA/SMK, jadi Aplikasi Dapodik 2016 dapat digunakan untuk sekolah jenjang SD, SMP, SLB, SMA dan SMK. Installer Aplikasi Dapodik 2016 beserta panduan penggunaannya dapat di download pada laman: http://dapo.dikdasmen.kemdikbud.go.id/.
Selain itu Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Dan Menengah juga telah mengeluarkan Surat Edaran Nomor: 15/D/ED/2016 Tentang Pemutakhiran Data Pokok Pendidikan (Dapodik) Tahun Pelajaran 2016/2017. Isi surat edaran tersebut adalah diantaranya menginstruksikan kepada seluruh Kepala Sekolah SMK untuk segera melakukan pemutakhiran Data Pokok Pendidikan Semester I Tahun Pelajaran 2016/2017 menggunakan Aplikasi Dapodik versi 2016 paling lambat tanggal 31 Agustus 2016.
Transaksional Bantuan yang diberikan Direktorat Pembinaan SMK kepada sekolah didasarkan pada data Dapodik SMK, diantaranya sebagai berikut :
1. Program Indonesia Pintar
Program Indonesia Pintar (PIP) adalah bagian dari program rintisan Wajib Belajar 12 tahun yang merupakan salah satu dari Nawacita Presiden Joko Widodo. Program ini bertujuan untuk menjamin setiap anak usia sekolah mendapatkan layanan pendidikan sampai tamat pendidikan menengah. Adapun Cut Off terdekat untuk pengambilan Dapodik SMK untuk penyaluran PIP yaitu tanggal 15 Agustus 2016 Pkl 23:59 WIB. Perlu diingat bahwa data yang diambil adalah data Semester I (Ganjil) Tahun Pelajaran 2016/2017.
2. Bantuan Operasional Sekolah (BOS)
BOS adalah program pemerintah untuk mendukung pelaksanaan rintisan program Wajib Belajar 12 Tahun berupa pemberian dana langsung kepada SMK negeri dan swasta untuk membantu memenuhi Biaya Operasional Non‐Personalia Sekolah dan pembiayaan lainnya untuk menunjang proses pembelajaran. Besaran dana BOS SMK yang diterima sekolah dihitung berdasarkan jumlah siswa masing‐masing sekolah dan satuan biaya bantuan. Saat ini pencairan dana BOS SMK sedang memasuki triwulan ke-4 yang didasarkan pada data cut off Dapodik tanggal 21 September 2016 pukul 23.59 WIB. Perlu diingat bahwa data yang diambil adalah data Semester I (Ganjil) Tahun Pelajaran 2016/2017.
3. Bantuan Lainnya
Bantuan Pemerintah Lainnya seperti Ruang Kelas Baru, Peralatan dan Bantuan Sarpras lainnya diberikan berdasarkan data dapodik yang sudah diverifikasi melalui aplikasi verwil SMK. Aplikasi Verwil SMK ini merupakan pengganti dari proposal permohonan bantuan. Sehingga SMK cukup mengajukan melalui verwil tersebut kemudian bersama-sama antara kepala sekolah, ketua MKKS SMK serta dinas melakukan verifikasi dan kebutuhan bantuan yang dibutuhkan. Aplikasi Verwil SMK dapat diakses di http://psmk.kemdikbud.go.id/verwil/.
Bantuan pemerintah merupakan salah satu faktor yang sangat mempengaruhi eksistensi SMK. Semakin lancar bantuan tersebut dapat diterima oleh SMK dengan baik, maka layanan SMK dapat berjalan dengan baik sehingga pada akhirnya masyarakat akan menilainya dan dibuktikan dengan animo siswa baru SMK yang meningkat. Ketepatan dan kebenaran dana bantuan yang diberikan tentu saja sangat ditentukan oleh update data yang benar dari sekolah.
Kebenaran update data data Semester I (Ganjil) Tahun Pelajaran 2016/2017 merupakan tanggung jawab bersama dimulai dari siswa dan PTK (sebagai sumber data), Kepala sekolah (sebagai penanggung jawab Dapodik di SMK) dan operator dapodik (sebagai petugas entri data).
Beberapa hal yang selalu menjadi kesalahan umum dalam entri dapodik yang mengakibatkan data tidak terhitung dengan baik. Perhatikan dengan seksama kaidah-kaidah entri data pada Aplikasi Dapodik sesuai dengan buku panduan (Wajib Baca). Agar data siswa terhitung pada waktu cut off, pastikan data rombongan belajar telah terisi dengan lengkap (utamanya data jurusan/paket keahlian/program keahlian dan data wali kelas) dan juga pastikan siswa telah aktif (sudah di lakukan registrasi) dan telah dimasukkan ke dalam rombongan belajar (rombel).
